Comment organiser un voyage d'affaires?
Le voyage fait partie intégranteactivités de diverses entreprises et organisations. À cet égard, il y a beaucoup de questions liées à ce sujet, tant pour les employés eux-mêmes que pour les employeurs, dont les voyages d'initiative sont le plus souvent planifiés.
Cet article vous aidera à comprendre les détails de ce problème, vous expliquera comment bien organiser un voyage d'affaires et quels points doivent être pris en compte pour ce faire.
Qu'est-ce qu'un voyage d'affaires?
Un voyage d'affaires est un voyage de travail sur écritl'ordre de l'employeur pour une certaine période, dont l'objet est l'exercice de fonctions officielles en dehors du lieu de travail. Dans le cas où un employé d'une unité structurelle (une branche distincte) qui se trouve dans un autre village, se déplace au bureau central ou vice versa, ceci est considéré comme un voyage d'affaires et il faut penser à organiser correctement un voyage d'affaires.
Certaines catégories d'employés (transitaires,courriers, chauffeurs, etc.) effectuent leurs activités officielles sur la route ou leur travail est lié aux mouvements à longue distance. De tels voyages ne sont pas des voyages d'affaires. Mais cela ne signifie pas que ces employés ne bénéficient pas du droit à une compensation pour les dépenses liées aux voyages de travail. Ils sont remboursés:
- les frais de voyage;
- les dépenses pour le paiement de l'habitation;
- les dépenses liées à l'hébergement (indemnités journalières, rations, etc.);
- Autres dépenses de l'employé à la connaissance de l'employeur.
Direction de l'employé en voyage d'affaires
Lors d'un voyage d'affaires, seuls les employés sont envoyés,qui sont énumérés dans le personnel de l'organisation et sont avec l'employeur dans les relations de travail. Le Code du travail de la Fédération de Russie précise que l'employeur ne devrait pas faire de voyages d'affaires:
- les mineurs (à l'exclusion des athlètes, ainsi que les travailleurs créatifs dans les médias et les institutions culturelles);
- les femmes enceintes;
- travailler en vertu du contrat des employés de l'étudiant (si le voyage n'est pas lié à leur apprentissage).
Certaines catégories d'employés peuvent être envoyées en voyage d'affaires seulement avec leur consentement écrit. Cela doit être pris en compte avant de faire un voyage d'affaires. Ceux-ci incluent:
- mères, ainsi que les pères, élever un enfant à 5 ans sans un conjoint (épouse);
- les femmes ayant un enfant de moins de 3 ans;
- Les travailleurs qui ont besoin de membres de la famille ayant besoin de soins (en présence d'un rapport médical);
- les travailleurs ayant des enfants à charge handicapés.
Habituellement, la durée d'un voyage d'affaires est fixéeL'employeur tenant compte de la complexité et de la portée de la mission de service. En même temps, par exemple, un facteur comme les longues vacances peut avoir une incidence sur la durée d'un voyage d'affaires, lorsqu'il est économiquement non rentable pour un employeur de trouver un travailleur en voyage d'affaires.
Le numéro de calendrier de départ pour un voyage d'affaires selon les documents réglementaires est le jour du départ, non pas du lieu de résidence, mais du lieu de travail de l'employé détaché.
Si le transport part à 24-00 (inclus), alors le jour actuel est le jour du départ, et à partir de minuit et plus tard - le jour suivant.
Documentation de voyage d'affaires
Afin d'éviter toute sorte de malentendu etconséquences indésirables avant de partir en voyage d'affaires, vous devez vous familiariser avec les documents juridiques pertinents et savoir comment organiser correctement un voyage d'affaires.
Le document principal pour l'enregistrement d'un voyage d'affaires est la tâche officielle. Il est constitué par le responsable immédiat de l'employé envoyé en voyage d'affaires. Cette note de service contient:
- des informations sur l'employé (nom complet, poste occupé);
- le nom de l'organisation et du département dans lequel il travaille;
- le but, l'heure et le lieu du voyage d'affaires;
- source de financement officiel des voyages.
Sur la base de cette attribution de service, la direction émet une commande pour envoyer cet employé en voyage d'affaires. Après cela, l'employé reçoit un permis de voyage.
Au retour d'un voyage d'affaires, l'employé ne doit plusde la période de trois jours doit soumettre un rapport préalable sur la dépense de fonds avec la pièce jointe des pièces justificatives (billets de voyage, factures d'hébergement, etc.) sans faute. Dans le cas où il a dépensé moins d'argent qu'il a reçu, l'employeur a le droit de récupérer cette différence. Cependant, il peut le faire, après avoir reçu le consentement écrit de l'employé et avoir délivré tout documentairement.
